Wie rekrutierst du dein Personal und wie stellst du sicher, dass du nur noch 3-4 Interviews mit KandidatInnen führen musst, welche die Grund-Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle erfüllen?

Als erfahrener HR-Recruiter wirst du mir vermutlich entgegnen, dass du die Grund-Voraussetzungen immer sauber überprüfst und von daher nur Interviews mit valablen KandidatInnen führst. Oder kommt es immer wieder mal vor, dass du oder vielmehr der oder die zuständige Linienvorgesetzte anlässlich eines Vorstellungsgesprächs schnell mal feststellen, dass wichtige Grund-Voraussetzungen doch nicht erfüllt sind?

Wie lässt sich folglich die Erfüllung der Grund-Voraus-setzungen für eine Stelle überprüfen?

Hier eine unvollständige Auswahl möglicher Vorgehensweisen: a) Du sichtest Bewerbungsschreiben und CVs und machst eine klassische ABC-Analyse/Sortierung der Kandidaten-Dossiers von Hand. b) Du vertraust auf algorithmusbasierende Matching-Software, welche die hochgeladenen CVs mit Anforderungsprofilen abgleicht. c) Du nutzt LEAN RECRUITING Online-Fragenkataloge, welche alle wichtigen Grund-Voraussetzungen zuverlässig abfragen.

Wie bewähren sich die vorerwähnten Vorgehens-weisen in der Praxis?

Klassische ABC-Analyse (a)

Die klassische ABC-Analyse/Sortierung ist sehr zeitaufwändig und mit individuellen Beurteilungs- und Massstabsfehlern behaftet (Sympathie-Effekt, Pygmalion-Effekt, Similar-to-me-Effekt, Halo-Effekt, u.a.m.). Mit der subjektiven Beurteilung der Unterlagen und dem hohen Zeitbedarf für die Vorselektion gehen zudem oftmals auch sehr gute KandidatInnen verloren, die zwischenzeitlich bereits andernorts zugesagt haben.

Matching-Software (b)

Matching-Software hat ihre Grenzen, da sie nur das auswerten kann, was in den hochgeladenen Dokumenten enthalten ist, bzw. was du in den Anforderungsprofilen definiert hast. Zudem bestimmt der Input (Bewerbungsschreiben und CVs) den Output.

Wenn KandidatInnen sich im CV beispielsweise besser (geschönt) darstellen, als sie sind oder das CV auf die im Stelleninserat präsentierten Stellenanforderungen adaptieren (= Manipulation), leidet die Matching-Qualität – möglicherweise lädst du KandidatInnen ein, die es nicht bringen. Umgekehrt, wenn du das, was du benötigst und als Anforderung definiert habst, nicht explizit im CV (dem Input) enthalten ist, fallen auch Kandidaten durch, welche möglicherweise über ein hohes Erfolgspotenzial oder andere nützliche Kompetenzen verfügen.

LEAN RECRUITING (c)

In meinem ersten Beitrag zum LEAN RECRUITING Schritt #1 hast du erfahren, dass mit zielgruppenspezifischer Ansprache (mit sogenannten Verstärkungswunsch-Stelleninseraten) bei Bedarf 2-4 Mal mehr Bewerbungen generiert werden können. Mit seinem Klick auf den weiterführenden Link im Stelleninserat startet ein Bewerber den eigentlichen Rekrutierungsprozess, der im Schritt #2 mit dem ersten Filter, dem sogenannten Anforderungs-Check, die Erfüllung der Grund-Anforderungen der jeweiligen Stelle überprüft.

Der Anforderungs-Check überprüft automatisiert die Grund-Anforderungen

LEAN RECRUITING Online-Fragenkataloge sind vergleichbar mit einem elektronischen Fachgespräch bzw. Interview, mit welchem die Erfüllung der Grund-Anforderungen überprüft werden. Das können beliebig viele, anforderungsbezogene Fragen sein. Fragen also, die für die Ausübung der in Frage stehenden Stelle interessieren und wichtig sind.

Die meist 15-25 (oder mehr) Fragen werden in der Regel gemeinsam von HR-Recruitern und Linienvorgesetzten erarbeitet und können jederzeit editiert, kopiert und bei Bedarf schnell angepasst werden, sodass auch schnell ändernde Anforderungen eines expansiven Unternehmens mit wenig Aufwand adaptierte werden können.

Für jede Frage definierst du, ob die Frage bejaht oder verneint beantwortet werden soll und ob es sich um eine Muss- oder Kann-Anforderung oder gar um ein K.O.-Kriterium handelt. In letzterem Fall kommen KandidatInnen bei Nicht-Erfüllung nicht weiter und erhalten automatisiert eine Absage.

Je nach Beantwortung (JA/NEIN) kann eine weiterführende, abklärende Zusatzfrage (Spalte +?) hinterlegt werden, welche die KandidatInnen auffordert, nähere Angaben zur jeweiligen Fragestellung zu machen (Beispielsweise in vorstehendem Fragenkatalog bei Frage 2. in blauer Schrift: "Mit welcher Lohnverarbeitungssoftware haben Sie bereits gearbeitet?"). Diese Angaben können dann bei der Beurteilung der 10 Besten im Ranking noch miteinander verglichen und bewertet werden.

Für eine positive Candidate Experience: Das subjektive Gefühl der Kontrolle

Mit den abklärenden, offenen Zusatzfragen bietest du den Bewerbenden zudem die Chance, sich gleich zu Beginn des Rekrutierungsprozesses mit deren Beantwortung ganz individuell und persönlich einzubringen. Ganz im Gegensatz zu klassischem Recruiting, wo Bewerbende meist 2-3 Wochen in der Schwebe gehalten werden und sich bestenfalls erst einbringen können, wenn sie zu einem weiterführenden Interview eingeladen werden.

Stattdessen vermittelt Lean Recruiting den Bewerbenden das 'subjektive Gefühl der Kontrolle': Bewerbende wollen das Gefühl haben, mit eigenem Verhalten (Beantwortung der Zusatzfragen) ihre Bewerbung steuern und beeinflussen zu können. Wie unsere Candidate Experience Befragungen zeigen, erstaunt es daher nicht, dass praktisch alle Bewerbenden rückblickend die Beantwortung der Fragen als eine überaus positive Candidate Experience wahrgenommen haben.

Wer die Grund-Anforderungen erfüllt, kommt im Prozess weiter

Nur wer die Grund-Anforderungen also erfüllt, kommt im LEAN RECRUITING-Prozess weiter und beantwortet anschliessend eine wiederum anforderungsbezogene Potenzial-Analyse (es stehen 26 verschiedene Fragenkataloge zur Verfügung), woraus das erste Ranking der KandidatInnen automatisch erstellt wird.

Nur die 10 Besten im Ranking werden dann von Linienvorgesetzten hinsichtlich der Antworten zu den abklärenden Fragen miteinander verglichen und nochmals bewertet, was ein zusätzlicher Qualitäts-Check darstellt. Ebenso kann optional auch das CV der 10 Besten noch bewertet werden.

Die CV-Sichtung erfolgt (im Gegensatz zur ABC-Analyse) also erst zu einem späten Zeitpunkt, dann nämlich, wenn bereits feststeht, dass alle noch in Betracht fallenden KandidatInnen die Grund-Anforderungen erfüllen und über ein hohes Erfolgspotenzial verfügen.

Mit den 3-4 Besten erfolgt schliesslich das First-Date/Interview mit den Linienvorgesetzten (und allfälligen weiteren Peers der zukünftigen Stelleninhaber).

Fazit

Nur mit der LEAN RECRUITING-Vorgehensweise erfährst du anforderungbezogen genau das, was für die jeweilige Funktion/Stelle wichtig und entscheidend ist, sodass bei den KandidatInnen auch die gewünschten Qualitäten zum Vorschein kommen (oder eben nicht).

Es ist unschwer zu erkennen, dass LEAN RECRUITING gegenüber klassischen ABC-Analysen und modernen Matching-Verfahren wesentlich effizienter und zuverlässiger ist.

Das verdeutlichen auch die Key Performance Indikatioren zur Personalauswahl. LEAN RECRUITING spart dir Zeit, senkt deine Kosten, schafft bessere Mitarbeiter-Qualität und verstärkt dein positives Employer Branding. Mehr zum LEAN RECRUITING-Verfahren auf meiner themenbezogenen Webseite https://leanrecruiting.ch.